Gestión de cartera con CUENTAS y CONTACTOS

Para facilitar el manejo de cuentas y contactos en las carteras de los agentes, mostraremos a continuación 3 acciones sobre cómo registrar/ modificar en lote:

• Cómo exportar cuentas de una cartera
• Cómo importar cuentas
• Cómo importar contactos
  
  

Perfiles de Exportación
Es posible definir varios perfiles de exportación, si es necesario, que pueden ser utilizados para facilitar la acción. Se puede definir un perfil para cuentas y otro para contactos.
Para ello, simplemente haga clic en la rueda dentada.

Seleccionando la pestaña Crear Perfil de Exportación, simplemente defina un nombre para el perfil creado con las acciones deseadas e inclúyalo.

En la 1ª pestaña, se visualizarán todos los perfiles creados, simplemente seleccione el compatible para la acción deseada.

Exportación de Cuentas

Paso 1

En los casos en que sea necesario transferir las cuentas de una cartera a otra, lo primero que debe hacerse es seleccionar de qué cartera se transferirán y el tipo de cuenta.

Paso 2

Hecho esto, elija el formato de exportación como Excel.

Paso 3

Simplemente descargue la hoja de cálculo generada y copie la información a una hoja de cálculo modelo disponible en el sistema, siguiendo los pasos a continuación.

En esta misma hoja de cálculo, en las columnas de F a I se indican los datos para la creación automática de los contactos relacionados con las cuentas creadas.

Aquí, como ejemplo, simulamos la importación de cuentas
para el agente "USUARIO PRUEBA". ¡Donde la cartera está definida
a través del inicio de sesión del usuario!

Importación de Cuentas

Paso 1

Acceda a Registros > CRM > Cuentas

Paso 2

Haga clic en "Importar".

Es necesario descargar la hoja de cálculo modelo y completarla con los datos solicitados, ya que la importación se realiza a partir de ellos.

En el próximo paso se mostrará la hoja de cálculo modelo.

Paso 3

Este es el modelo de la hoja de cálculo disponible en el sistema para la importación de cargas. Los campos destacados en rojo son obligatorios. Sin embargo, en la columna Cartera, hay 2 formas que pueden definir este campo:

• Para qué cartera se importará utilizando el inicio de sesión del usuario. (figura 1)
• No definiendo ningún usuario, utilizando la opción Sin Cartera. (figura 2)

(Figura 1) Cuentas activas asociadas a un usuario

(Figura 2) Cuentas inactivas o sin asociación con algún usuario

Paso 4

Después de completar la hoja de cálculo modelo, el siguiente paso es seleccionarla.

En este momento, es importante verificar si los datos se transfirieron correctamente, para evitar cambios en estos datos.

Paso 5

Después de seleccionar el archivo, se mostrará a continuación con el nombre y tamaño que se guardaron, entonces simplemente haga clic en SUBIR.

Paso 6

Espere a que el sistema complete la lectura de los datos cargados, después de eso se mostrará en la pantalla una ventana emergente informando al usuario sobre la lectura realizada, si la hoja de cálculo fue completada correctamente, aparecerá en el mensaje que los datos son correctos. En la pantalla de resumen, también se informa al usuario en la columna Errores si todo está correcto.

Si todo está conforme a la hoja de cálculo guardada, simplemente haga clic en Avanzar para finalizar la importación.

En caso de completar incorrectamente la hoja de cálculo de importación, se mostrará un mensaje de Advertencia y un resumen en la columna indicando el tipo de error identificado.

Importación de Contactos

Para importar los contactos, simplemente repita el proceso realizado en las cuentas. Solo se requiere atención en el llenado de la hoja de cálculo, ya que los datos son diferentes.
A continuación, algunas informaciones esenciales para el correcto llenado de la hoja de cálculo de contactos según la necesidad del gestor.

Importación de contactos nuevos

Ya hemos visto en el apartado referente a la importación de cuentas que al completar las columnas F a I en esta importación se crean automáticamente los contactos relacionados con cada cuenta, sin embargo, esta hoja de cálculo no contiene datos completos de los contactos, por lo que el gestor puede optar por una importación separada.

• Llenado correcto de la hoja de cálculo para importar nuevos contactos

El siguiente modelo muestra una hoja de cálculo para importar nuevos contactos, es decir, que aún no existen en la base de datos. A continuación, los principales y los que generan más dudas:

• • Número de cuenta – CRM (para cuentas médicas) y CNPJ (para cuentas de empresa y convenios)
  • Nombre del contacto – el nombre del médico o del responsable de la empresa/convenio
  • Identificador – en este campo se utiliza el número de cuenta (debe repetirse)
  • Tipo – aquí el gestor indicará cuál es el tipo de contacto (MÉDICO, SECRETARIA, OTROS)
  • Cualificaciones – en este campo se indican las especialidades de los médicos (la nomenclatura debe coincidir con el registro del sistema)

• Llenado correcto de la hoja de cálculo para actualizar los contactos

Al actualizar los contactos, el gestor debe llenar el campo Identificador con el número de cuenta, ya que es en este campo donde el sistema realiza la búsqueda para saber si el contacto ya existe o no en la base de datos, si no lo encuentra, se crea uno nuevo, si lo encuentra, se actualiza ese contacto.