📘 Política de Compliance Digiteam

📌 1. Objetivo

Esta Política estabelece princípios, diretrizes e funções de Compliance do Digiteam Tecnologia LTDA, visando disseminar a prática por todos os níveis da Companhia. Ela demonstra a importância do atendimento aos normativos regulatórios e internos, reforçando o compromisso com a cultura ética e a prática de Compliance. 

🧾 2. Definições

🔹 Compliance: Estar em conformidade com a legislação, regulamentações, normas e procedimentos, tanto externos quanto internos. Envolve também a adesão a princípios corporativos que garantem boas práticas de governança.

🔹 Risco de Não Conformidade: Risco associado a possíveis repercussões adversas à integridade da Digiteam resultantes do não cumprimento das normas de Compliance, podendo acarretar em sanções legais e/ou regulatórias. 

🔹 Programa de Compliance: Estrutura organizacional que garante a conformidade de uma empresa com leis, regulamentações e normas. Isso envolve a implementação de políticas e controles para prevenir, detectar e corrigir atividades não conformes, promovendo uma cultura ética. O programa busca mitigar riscos legais e reputacionais, assegurando a integridade nos negócios.

🔹 Comitê de Compliance: Instância organizacional encarregada de supervisionar e gerenciar as atividades relacionadas ao programa de conformidade de uma empresa. Sua função primordial é garantir a conformidade com leis, regulamentações e normas internas e externas, promovendo uma cultura ética. O comitê é responsável por desenvolver e monitorar políticas, avaliar riscos e assegurar o comprometimento de lideranças e funcionários com padrões éticos e legais. Essa estrutura desempenha um papel crucial na gestão de riscos e na promoção da conduta ética na organização.

🌍 3. Abrangência

• Todos os membros dos Conselhos e Comitês existentes, da Diretoria-Executiva; colaboradores, incluindo prestadores de serviços, terceirizados, estagiários e jovens aprendizes (“Colaboradores”) do Digiteam.
• Caso o Digiteam venha a ter controle em outras sociedades, todas as Sociedades Controladas deverão seguir a aplicar todo o disposto nesta Política.

📚 4. Diretrizes de Compliance

O Programa de Compliance seguirá as seguintes diretrizes para garantir sua efetividade:

🔸 Promoção dos princípios e diretrizes do Código de Conduta do Digiteam por meio de elevados padrões de integridade e valores éticos, destacando a importância da conformidade para o Digiteam.

🔸 Preservação da reputação do Digiteam é uma prioridade, envolvendo a manutenção da confiança não apenas dos stakeholders internos e externos, mas também da sociedade em geral. Para alcançar esse objetivo, são adotadas práticas rigorosas que visam a conformidade com normas éticas e legais, garantindo transparência em todas as operações. Dessa forma, o Digiteam busca estabelecer e manter relações sólidas e confiáveis, fundamentais para o sucesso e a sustentabilidade de suas atividades.

🔸 Criação de uma estrutura independente e autônoma de Compliance responsável pela gestão do Programa de Compliance e Integridade do Digiteam.

🏗️ 5. Diretrizes para a Estrutura de Compliance

A administração do Programa será responsável, de forma não restritiva, pelos itens abaixo elencados:

✔️ Gerenciar a implementação do Programa de Compliance do Digiteam, considerando os pilares fundamentais do programa.

✔️ Assegurar o livre e imediato acesso da alta administração ao eficaz de riscos, irregularidades ou violações
identificadas por não conformidade.

✔️ Disseminar a cultura de Conformidade no Digiteam, por meio de comunicações e capacitações em assuntos relativos à Conformidade.

✔️ Garantir a efetiva implantação, execução e conformidade com as normas e procedimentos de Compliance pelo Digiteam.

✔️Orientar e auxiliar na análise de riscos, bem como na definição, implementação e acompanhamento de ações para eliminar e/ou mitigar esses riscos, corrigir não conformidades e/ou implementar melhorias identificadas no âmbito do Programa de Compliance.

✔️Testar, avaliar e monitorar a aderência da Companhia ao arcabouço legal, à regulamentação infralegal, às recomendações dos órgãos de supervisão, ao Código de Ética e Conduta, aos instrumentos normativos e a outros regulamentos que o Digiteam esteja obrigada a observar, conforme estabelecido em planejamento anual.

✔️Apoiar a apuração de relatos recebidos por meio do Canal de Denúncias, quando aplicável.

🧱 6. Pilares do Programa de Compliance

O Programa possui o objetivo de ampliar a atuação para além do escopo específico de Compliance, reforçando uma cultura ética, de integridade, gestão de riscos e de conformidade.

O Programa é constituído por um conjunto de processos, controles e procedimentos internos relacionados à integridade e conformidade, que buscam garantir que Digiteam: (i) mantenha uma conduta ética e transparente em todas as relações com os seus stakeholders, com o objetivo de prevenir, detectar, mitigar e reportar/denunciar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos, incluindo atos de corrupção e suborno contra o setor privado e contra a Administração Pública, nacional ou estrangeira; (ii) esteja em conformidade com: o arcabouço regulatório, a regulamentação infralegal, as recomendações dos órgãos reguladores, o Código de Ética e Conduta e os instrumentos normativos do Digiteam.

O Digiteam estabeleceu 7 (sete) pilares para o Programa de Compliance, sendo eles: (i) Suporte da Alta Gerência; (ii) Avaliação de Riscos; (iii) Código de conduta e políticas de Compliance; (iv) Controle Interno; (v) Treinamento e
Comunicação; (vi) Monitoramento e Prevenção, e (vii) Canal de denúncias.

🧑‍💼 6.1. Suporte da Alta Gerência

A plena adesão dos diretores é crucial para uma implementação eficaz do programa de Compliance, devendo os
diretores:

• envolverem-se ativamente no planejamento e execução das ações relacionadas ao Compliance.

• garantir a presença de um profissional especializado em Compliance, para ser o responsável pela condução integral do projeto.

• avaliar regularmente a implementação e funcionamento do programa, adotando medidas apropriadas para corrigir desvios e aprimorar o programa conforme necessário.

⚠️ 6.2. Avaliação de Riscos

O Digiteam conta com uma Política eficiente de Gestão de Riscos e Controles Internos, que estabelece as principais diretrizes relacionadas ao gerenciamento de riscos corporativos e aos controles internos, em atendimento às regulamentações aplicáveis e boas prática de mercado. Seguindo o estipulado na Política, o Digiteam possui metodologia e processos para identificar, avaliar, mensurar, monitorar, mitigar e reportar os riscos aos quais a empresa esteja exposta.

A resposta aos riscos identificados é endereçada à Diretoria via e-mail, como ocorrências de riscos e dos respectivos planos de ação, com prazo, impacto e responsáveis pela implementação, que visam assegurar a manutenção destes riscos em patamares aceitáveis pelo Digiteam.

📜 6.3. Código de Conduta e Políticas

O Digiteam disponibiliza seu Código de Ética e Conduta, abrangendo todas as políticas a serem seguidas na empresa. Este documento não apenas visa manter a conformidade com as leis, mas também estabelecer uma cultura de integridade e promoção de comportamentos éticos.

Para a efetiva implantação e bom funcionamento do Programa de Compliance, serão identificadas e priorizadas as políticas, normas e procedimentos a serem criados e/ou revisados. Esse processo levará em consideração diversos aspectos, assegurando a adequação e eficácia do programa no contexto da empresa, conforme abaixo especificado:

• As políticas, normas e procedimentos estarão disponíveis em meio eletrônico, para todos, de acordo com a necessidade de cada colaborador, fornecedor, prestador e cliente, para o bom desempenho das suas tarefas;

• A elaboração e/ou a revisão de políticas, normas e procedimentos serápriorizada considerando-se a necessidade de adequação à implantação do Programa de Compliance e as necessidades operacionais de cada área envolvida;

• A linguagem utilizada nas políticas, normas e procedimentos será clara, objetiva e de fácil entendimento para todos;
• Será implantado um sistema de padronização, onde serão definidos os documentos, seus tipos e hierarquias, níveis de aprovação, bem como a guarda, distribuição, controle de revisões e de treinamentos;
• A elaboração de todas as normas e procedimentos prioritários para a implantação e o funcionamento do Programa de Compliance.

🧩 6.4. Controle Interno

O Digiteam estabelecerá mecanismos de controle visando a minimização de riscos, tanto internos quanto externos. Isso inclui a transparência na apresentação da realidade do negócio através dos registros contábeis e financeiros, bem como a utilização de documentos probatórios, investigações e análises de parceiros para reduzir os riscos associados ao negócio.

Em cada monitoramento, investigação ou mudança no ambiente interno ou externo, será realizada uma avaliação para identificar pontos de melhoria que devem ser incorporados ao Programa de Compliance. Adicionalmente, avaliações semestrais serão conduzidas para identificar problemas persistentes e oportunidades provenientes do desenvolvimento contínuo do programa e da aquisição de novos conhecimentos.

🎓 6.5. Treinamento e Comunicação

Em cada monitoramento, investigação ou mudança no ambiente interno ou externo, será realizada uma avaliação para identificar pontos de melhoria que devem ser incorporados ao Programa de Compliance. Adicionalmente, avaliações semestrais serão conduzidas para identificar problemas persistentes ("problemas crônicos") e oportunidades provenientes do desenvolvimento contínuo do programa e da aquisição de novos conhecimentos.

🛡️ 6.6. Monitoramento e Prevenção

O Digiteam avalia suas atividades em conformidade com as regras internas e externas aplicáveis. visando sempre verificar a necessidade de evolução/melhoria dos processos estabelecidos de prevenção de ocorrências e de apuração de desvios.

📣 6.7. Canal de Denúncias

Uma vez que estejam conscientes sobre a importância do Compliance, os colaboradores precisam de canais de denúncia ativos para alertar sobre violações ao Código de Ética.

O Digiteam fornecerá um Canal de Denúncias, que poderá ser acessado de diversas formas, aberto a todos os colaboradores, fornecedores, prestadores e clientes do Digiteam, para que possam relatar de forma anônima ou não, condutas ou comportamentos que não estejam de acordo com o Programa de Compliance da empresa (leis, regulamentos, normas e procedimentos externos ou internos).

Todas as denúncias serão registradas e avaliadas, de acordo com normas e procedimentos específicos a serem definidos durante a implantação do Programa de Compliance.

O Digiteam garantirá a confidencialidade durante todo o processo de investigação e análise do caso, mantendo sob qualquer hipótese o anonimato do denunciante e do investigado, evitando qualquer tipo de retaliação às partes envolvidas.

Canais para Denúncia:

• 📧 E-mail: ouvidoria@digiteam.com.br

• 🌐 Site: https://digiteam.cloud/

• ☎️ Telefone: (61) 3226-6458

⚠️Exemplos de ações que podem ser objeto de denúncia:

• Corrupção ativa ou passiva por um colaborador/ fornecedor ou cliente;

• Roubo fraude ou suborno;

• Violação ao nosso Código de Ética e Regulamento Interno;

• Violação das Leis Ambientais;

• Violação aos Direitos Humanos;

• Violação contra a integridade física e moral sua ou de outrem;

• Assédio sexual, discriminação ou racismo;

📑 7. Documentação Complementar

📘 Documentos relacionados ao Compliance incluem:

• Normas internas aperfeiçoadas constantemente, aprovadas pelas alçadas competentes e disponibilizadas a todos os colaboradores;
• Política de Anticorrupção;
• Política de Gestão de Riscos Corporativos e Controles Internos;
• Política de Governança Corporativa;
• Manual de Ética e Conduta.

📅 8. Disposições Finais

Um Programa de Compliance não garante que leis, normas e procedimentos sejam cumpridos. Isso só pode ser obtido quando cada colaborador, fornecedor, empresas ou terceiros ligados ao Digiteam atuem em conformidade com esta Política, cumpram as leis, normas e procedimentos ao executar as suas tarefas, a cada dia.

Seguindo as previsões e incentivando que todos que se relacionem com o Digiteam sejam fiscais desta política, manteremos os processos internos e externos da melhor forma possível, seguindo os padrões éticos diante dos nossos parceiros e clientes, sempre visando evitar os riscos e manter a integridade e o nome do Digiteam.

Esta política foi aprovada pelo Departamento Jurídico do Digiteam e pela sua Diretoria, constituída por seus sócios. O Programa de Compliance será revisado no período máximo de 12 (doze) meses ou havendo necessidade anterior, o que for menor, para que permaneça atualizado.

🔽 Versão: 2.0.

🗓️ Data: Julho 2025

👤 Responsável:  Diretoria