Gestão de Carteiras com CONTAS e CONTATOS

Para facilitar o gerenciamento de contas e contatos nas carteiras dos agentes mostraremos abaixo 3 ações de como cadastrar/ alterar em lote:

• Como exportar contas de uma carteira
• Como importar contas
• Como importar contatos
  
  

Perfis de Exportação
É possível definir vários perfis de exportação, se necessário, que podem ser utilizados para facilitar a ação. Pode-se definir um perfil para contas e outro para contatos.
Para isso, basta clicar na engrenagem.

Selecionando a aba Criar Perfil de Exportação, basta definir um nome para o perfil criado com as ações desejadas e incluir.

Na 1ª aba, serão visualizados todos os perfis criados, basta selecionar o compatível para a ação desejada.

Exportação de Contas

Passo 1

Nos casos em que é necessário transferir as contas de uma carteira para outra, a 1ª coisa a se fazer, é selecionar de qual carteira serão transferidas e o tipo de conta.

Passo 2

Feito isso, escolher como forma de exportação o Excel.

Passo 3

É só baixar a planilha que será gerada e copiar as informações para uma planilha modelo que está disponível no sistema, seguindo o passo a passo a seguir.

Nesta mesma planilha nas colunas de F a I são indicados os dados para criação automática dos contatos relacionados às contas criadas.

Aqui, como exemplo, simulamos a importação de contas
para o agente “USUÁRIO TESTE”. Onde a carteira é definida
através do Login do usuário!

Importação de Contas

Passo 1

Acessar Cadastros > CRM > Contas

Passo 2

Clique em "Importar".

É necessário baixar a planilha modelo e preencher com os dados nela solicitados, pois a importação é realizada a partir deles.

No próximo passo será exibida a planilha modelo!

Passo 3

Esse é o modelo da planilha disponível no sistema para importação das cargas. Os campos destacados em vermelho são de caráter obrigatório. Porém na coluna Carteira, existem 2 maneiras que podem definir esse campo:

• Para qual carteira será importada utilizando o login do usuário. (figura 1)
• Não definindo nenhum usuário, utilizando a opção Sem Carteira. (figura 2)

(Figura 1) Contas ativas associadas à um usuário

(Figura 2) Contas inativas ou sem associação com algum usuário

Passo 4

Depois de preencher a planilha modelo, o próximo passo é selecioná-la.

Nesse momento, é importante conferir se os dados foram transferidos corretamente, para não haver troca desses dados.

Passo 5

Após selecionar o arquivo, o mesmo será mostrado abaixo com o nome e tamanho que foram salvos, então é só clicar em UPLOAD.

Passo 6

É preciso aguardar o sistema concluir a leitura dos dados carregados, após isso será exibida na tela uma pop-up informando ao usuário a leitura que foi realizada, caso a planilha tenha sido alimentada corretamente aparecerá na mensagem de que os dados estão corretos. Na tela de resumo também é informado ao usuário na coluna Erros se está tudo certo.

Caso esteja tudo conforme a planilha salva, basta clicar em Avançar para finalizar a importação.

Em caso de preenchimento errado da planilha de importação essas será apresentada a mensagem Advertência e o resumo na coluna indicando o tipo de erro identificado.

Importação de Contatos

Para importar os contatos, basta repetir o processo realizado em contas. É preciso apenas atenção no preenchimento da planilha, visto que, os dados são divergentes.
A seguir algumas informações essenciais para o correto preenchimento da planilha de contatos conforme a necessidade do gestor.

Importação de contatos novos

Já vimos no tópico referente à importação de contas que ao preencher as colunas F a I nessa importação são criados de forma automática os contatos relacionados a cada conta, porém, essa planilha não se tem dados completos dos contatos, então o gestor pode optar por uma importação separada.

• Preenchimento correto da planilha para importar novos contatos

O modelo a seguir mostra uma planilha para importar novos contatos, ou seja, eles ainda não existem na base. Abaixo os principais e que causam mais dúvidas:

• • Número da conta – CRM (para contas médicas) e CNPJ (para contas de empresa e convênios)
  • Nome do contato – o nome médico ou do responsável da empresa/convênio
  • Identificador – nesse campo é usado o número da conta (deve repetir)
  • Tipo – aqui o gestor vai indicar qual é o tipo de contato (MÉDICO, SECRETÁRIA (O), OUTROS)
  • Qualificações – nesse campo é indicada a especialidades dos médicos (a nomenclatura deve estar igual ao cadastro do sistema) 

• Preenchimento correto da planilha para atualizar os contatos

Ao atualizar os contatos o gestor deve preencher o campo Identificador com o número da conta, porque é nesse campo onde o sistema faz a busca para saber se o contato já existe ou não na base, caso ele não encontre é criado um novo, encontrando é realizada atualização desse contato.